e-Arşiv


E-Arşiv Faturası Nedir, Nasıl Kullanılır?



433 Seri Nolu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile yürürlüğe giren e-Arşiv Uygulaması, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara uygun olarak faturanın elektronik ortamda oluşturulması, elektronik ortamda muhafazası, ibrazı ve raporlamasını kapsayan bir uygulamadır.

e-Arşiv faturasını kimler kullanmalıdır?
e-Arşiv faturası uygulamasından faydalanmak isteyen mükelleflerin öncelikle e-fatura uygulamasına kayıt olmaları gerektiğini hatırlatalım. Aynı zamanda Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB), e-Fatura’ya kayıtlı şirketleri ilgilendiren taslak tebliğine göre, e-Fatura’ya kayıtlı olan mükellefler, 01 Ocak 2019 tarihine kadar e-Arşiv Fatura sistemine geçmek zorunda. Taslak tebliğe göre brüt satış hasılatı 5 milyon TL ve üzeri olan tüm şirketlerin e-Fatura ve e-Arşiv Fatura’ya geçmeleri zorunlu hale gelecek. Aynı günde aynı kişi veya kurumlara düzenlenen, toplam tutarı 50 bin TL ve üzerinde olan faturalar da e-Arşiv Fatura olarak düzenlenecek.

e-Arşiv faturası nasıl kullanılır?
e-Arşiv uygulamasından faydalanmak için bilgi işlem sisteminin entegrasyonu yöntemlerden biri. Bu yöntem, kendilerine ait bilgi işlem sistemini 7/24 işletebilen, yeterli yazılım ve teknik donanım alt yapısına sahip mükelleflerin, e-Arşiv uygulamasını kendi bilgi işlem sistemleri üzerinden kullanabilmeleri için geliştirilmiştir. Bilgi işlem sistemleri yeterli olan kullanıcılar, gerekli entegrasyonu sağlamaları koşulu ile e-Arşiv uygulamasını doğrudan kendilerine ait bilgi işlem sistemleri aracılığı ile kullanabilirler.

Bir diğer yöntem de Başkanlık’tan özel entegrasyon izni almış mükelleflerin bilgi işlem sistemi vasıtası ile e-arşiv uygulamasından faydalanmasını sağlayan özel entegrasyon yöntemidir. İzinli mükelleflerden biri olan Logo Yazılım’ın e-arşiv uygulaması, e-fatura kapsamındaki ve kapsam dışındaki firmalar ile nihai tüketicilere e-Fatura düzenlenmesini, ikinci nüshasının elektronik olarak korunmasını ve ibraz edilmesini sağlıyor.

Logo e-arşiv uygulaması verilere hızlı ve kolay bir şekilde istenildiği an ulaşılabilmesini, geriye dönük fatura sorgulama süreçlerinin kolaylaşmasın sağlarken, gelen/giden fatura kaybının önlenmesini mümkün kılar. Aynı zamanda Logo e-arşiv uygulaması, firmanınızın süreçlerine ve kullandığınız ERP çözümüne kolay ve hızlı entegre olur.

e-Arşiv Fatura ile e-Fatura Uygulaması Arasındaki Farklar



e-Fatura
Kâğıt baskısı hukuken bir değer ifade etmez.
GİB aracılık görevi görür.
Formatı zorunludur.
Mali mühür kullanılır.
GİB veya Özel entegratör kullanılır.
Kullanımı belirli şartlarda zorunludur.

e-Arşiv Fatura
Elektronik belge olarak basılır.
GİB’e rapor verilir. Serbest format kullanılır.
Zaman dalgası ve mali mühür ile onaylanıp muhafaza altına alınır.
Özel entegratör veya kendi bilgi sistemi kullanılır.
Kullanımı internet üzerinden satış yapanlar dışında isteğe bağlıdır.

e-Arşiv Fatura’nın Sağladığı Avantajlar
1- e-Arşiv fatura uygulamasına geçen firmalar, tüm faturalarını elektronik ortamda oluşturup kanuni süresi boyunca elektronik ortamda saklayabilirler.
2- e-Arşiv fatura uygulamasına geçen firmalar müşterilerine faturalarını uygun koşullar dâhilinde elektronik ortamda gönderebileceği gibi kâğıt olarak da teslim edebilmektedir.
3- e-Arşiv fatura uygulamasına geçen firmalar da zaman, işçilik, düzeltme, tasnif, arşivleme maliyetlerini azaltabilmektedir.
4- e-Arşiv fatura uygulaması kapsamında düzenlenen faturanın kâğıt çıktısı üzerine kaşe ve imza tatbik edilmesi, faturanın, malın teslimi anında düzenlenmesi ve üzerine “İrsaliye yerine geçer.” ifadesinin yazılması suretiyle halinde teslim edilmesi durumunda ayrıca irsaliye düzenlenmez.

Hızlı uygulama ve güvenli kullanım
e-Arşiv uygulaması, fatura süreçlerine hız kazandırmanın yanı sıra, elektronik ortamda düzenlenmiş ve arşivlenmiş faturalara da kolayca ulaşma imkanı veriyor.

Kolay entegrasyon
e-Arşiv uygulaması, işletmelerde kullanılmakta olan diğer yazılımlar, ERP sistemleri ve işletmenin genel iş süreçlerine kolayca entegre edilebiliyor.

Otomatik e-posta/SMS hizmeti
e-Arşiv ile hazırlanan faturalar, e-posta ya da SMS yoluyla alıcılara kolayca ve hızla gönderilebiliyor. Bu sayede fatura gönderim maliyetleri önemli ölçüde düşerken, faturaların gönderim sırasında kaybolması da engellenmiş olmuyor.

Kolay sorgulama
e-Arşiv, elektronik ortamda kesilmiş ve arşivlenmiş faturalara kolayca ulaşarak geriye dönük sorgulama yapma imkanı veriyor.

Ödeme kaydedici cihaz maliyetinden tasarruf
Tüm satışlarında e-Arşiv çözümünü kullanan işletmeler, ödeme kaydedici cihaz (ÖKC) kullanma zorunluluğundan kurtularak maliyet avantajı elde ediyor.